Fortbildung (Stoßgebet zeigt Wirkung!!!)

Im Gegensatz zu den Treffen der Bibliothekare sind die Fortbildungen in der Stadtverwaltung immer ein Krampf. Meist sind es so Themen wie Arbeitsschutz, Datenschutz oder Brandschutz, zu denen eine Fortbildung im Amt stattfindet. Das sind alle zwei Jahre fast identisch wiederholte Themen und Inhalte. Auf die Dauer sehr öde. Am interessantesten war da noch ein Ersthelferkurs, bei dem man wirklich mal Wissen auffrischen konnte. Dieser wurde aber bisher, in meinen 13 Amts-Jahren, nur einmal angeboten.

Nun sollte die gesamte Stadtverwaltung digital und papierlos werden. Eine erste Präsentation der dafür einzuführenden neuen Software war mehr als öde. Ganz begeistert führte man uns die wichtigsten Funktionen des neuen Programms vor und drohte uns weitere Fortbildungen an. Ich bin kein Freund von so etwas. Ich bin da eher für learning by doing. Einfach anfangen und reinwurschteln. Die Fragen kommen dann noch früh genug. Mir genügt dafür eine Handreichung oder ein kurzer Rat von Kollegen.

Optimal fand ich die Begleitung bei der Einführung meiner Bibliothekssoftware. Da schaltete ich mich mit der verantwortlichen Kollegin per Fernwartung zusammen und sie führte mir mit der Maus alles Wesentliche vor und gab dabei Tipps und Hinweise aus ihrer eigenen jahrelangen Praxis. Das war richtig super. Beim Reinwurschteln konnte ich immer fragen. Da rundum alle Bibliotheken mit der gleichen Software arbeiten, konnte man auch alle fragen und nicht nur immer die eine Kollegin nerven. Dies nahm ich aber nicht allzu oft in Anspruch. Vieles erklärte sich von selbst.

Als wir von der Stadtverwaltung die Einladung zu einer Fortbildung bezüglich der ebenfalls neuen Finanzbuchungs-Software erhielten, hatte ich gerade total viel am Hacken. Da ich dachte, es sei wieder nur so eine allgemeine Vorab-Präsentation, verzichtete ich auf die Teilnahme. Geht mich nix an, dachte ich. Mein Bibliotheks-PC hat ja noch nicht mal dieses neue Programm intus, der Arbeitsspeicher gibt das nicht her – also wer weiß, wann ich damit arbeiten muss?! Aber das war ein Trugschluss. Kurz nach dem Fortbildungstermin wurde ich mit neuer PC-Technik überrollt, das neue Programm wurde gleich mit aufgespielt, die Arbeit darin war ab jetzt verpflichtend. Uuups!!! Aber ich sprang ins kalte Wasser. Anfangs gab es ein kleines nervendes Passwort- und Zugangs-Wirrwarr, dann sah ich die zu begleichenden Rechnungen und konnte online die Buchung veranlassen. Okay, die ersten Rechnungen wurden von der Kämmerei wieder zurückgegeben, nicht ohne schnippische Kommentare: Tja, wären Sie bei der Fortbildung gewesen, dann … Tja, liebe Leute, wie wäre es denn mal mit vernünftiger Kommunikation im Vorfeld gewesen? Nicht nur eine lapidare Einladung zu „Software Soundso“, sondern wenigstens ein kurzer Text dazu: Etwa so: Ab dem … wird die Software verbindlich eingeführt. Diese Schulung befähigt Sie dazu, die xyz-Arbeitsgänge in dieser Software durchzuführen. Wäre doch nett gewesen, oder? Vielleicht hätte ich mir die Teilnahme doch noch überlegt? Aber Kommunikation war noch nie die Stärke unseres Amtes. Also Learning by doing. Und das in einer absoluten Stressphase mit vielen weiteren Sonderaufgaben zum Alltäglichen obendrauf. Und noch dazu zum Jahresende, wo die meisten Rechnungen anfallen. Nach drei zurückgegebenen und wieder genommenen Rechnungen hatte ich es drauf. Zumindest die Rechnungen, die allein für die Bibliothek und das Stadtarchiv bestimmt waren, konnte ich anweisen. Doch bei den anderen kam ich nicht weiter. Es hakte und klemmte, bis jemand darauf kam, dass ich ja keine Zugangsberechtigung dafür hatte, auch noch für das Museum, über welches ein Teil der Kosten des Hauses laufen, Rechnungen anzuweisen. Dann stolperte ich weiter in dieser Software. Eine Handreichung bekam ich nie zu Gesicht. Die zuständige, immer noch etwas schnippische Kollegin in der Kämmerei kann nicht gut erklären, das hatte ich schon bei anderen Gelegenheiten gemerkt. Die Kollegin, die am besten erklären konnte, war da gerade für längere Zeit abwesend. „Was muss ich denn tun, um eine Rechnung in die drei Produkte Archiv, Bibliothek und Museum aufzuteilen?“ – Drücken Sie „Split.“ Okay. Split gedrückt. Und dann? Da ich nicht schon wieder anrufen wollte, riet ich mich weiterklickend durch die Maske. Versuchen wir es doch mal mit diesem leeren blauen Datenblatt da über dieser Tabelle? Bingo! Ab dann erklärte es sich von selbst. Wieder was gelernt! Und jetzt spart die Arbeit mit dieser Software wirklich Zeit und Papier.

Aber über diese Software wollte ich eigentlich nicht schreiben. Denn es stand ja schon die nächste Schulung ins Haus, diesmal zur Software, die die papierlose Verwaltung koordinieren soll. Die Einladung versetzte mich in Schrecken: Schulung von 9 – 16 Uhr, die halbe Verwaltung bitte kommen, vorher alle zum Test. Wie, ich soll mit der halben Verwaltung sieben Stunden in einem Raum verbringen? Und mir so ein trockenes Software-Zeug anhören? Das ist ja Horror! Ich schickte ein Stoßgebet los, dass man mich doch bitte von dieser Qual befreien möge. Gleichzeitig schickte ich eine Mail an die Verantwortliche, mit der Frage, ob auch die Geimpften zum Test müssen und merkte bei dieser Gelegenheit an, dass es schade sei, dass zum wiederholten Mal Fortbildungen auf die Öffnungstage der Bibliothek fallen. Die Verwaltungs-Kollegen haben sich ja wieder beizeiten mit Öffnung nach Terminvereinbarung verbarrikadiert und eingemauert, aber ich möchte weiterhin für die Bürger da sein. Die Antwort kam prompt: Testen müssen sich alle, da wir ohne Maske arbeiten wollen. Und mir wurde freigestellt, am nächsten Tag, am Schließtag der Bibliothek, teilzunehmen, denn dann würde die andere Hälfte der Verwaltungs-Kollegen geschult werden. Na, das mache ich doch glatt! Dann leidet wenigstens nicht die Bibliothek, die unter 2 G plus schon genug leidet.

Der Fortbildungstag kam. Ich ging erstmal, ohne den Test zu machen, in den Schulungsraum, um mir einen Platz zu sichern. Die Teilnehmer-Plätze waren dicht an dicht gestellt und mit Laptops ausgestattet. Wie, Schulung am Laptop? Sowas kann unsere Verwaltung? Als ich noch am Wundern war, stellte sich heraus, dass leider alle Schulungsplätze belegt waren. Man hätte gedacht, dass da noch ein Platz für mich übrig wäre, aber das wäre wohl ein Versehen gewesen. Ich sollte mich zu einem Kollegen dazu setzen. Nebenbei wurde erwähnt, dass zwei Kolleginnen, beide C-erkrankt bzw. in Quarantäne, von zu Hause aus an der Schulung teilnehmen. Meine Stimmung hellte sich schlagartig auf und ich fragte: „Kann ich denn nicht auch von der Bibliothek aus online teilnehmen? Ich habe doch jetzt dort einen neuen Laptop, der kann das leisten!“ – „Ja, natürlich, kein Problem!“ Ganz strahlend und befreit rannte ich zurück zur Bibliothek, machte es mir dort gaaanz bequem an meinem eigenen Arbeitsplatz mit meinem eigenen bequemen Bürostuhl, braute mir ein Käffchen und auch zwei, loggte mich ein und los ging’s. Herrlich entspannt lauschte ich dem Treiben auf der Schulung in der Stadtverwaltung, machte nebenbei noch dies und das, wenn sie dort gerade zu lange irgendwas übten, und war glücklich und zufrieden. Für die wichtigsten Erklärungen legte ich mir eine Textdatei an, aber diesmal würde es auch eine Handreichung geben. Ab und zu wurde ich mal etwas gefragt und gab Laut. Aber es war ein viel entspannteres Lernen, als dort im Rudel zu sitzen und sofort alles machen zu müssen, was angesagt wurde.

Da hat mein Stoßgebet wirklich geholfen, sogar viel besser als gedacht. Kleine Wünsche erfüllt der liebe Gott sofort – man muss nur fest dran glauben … 🙂

Abschließend wäre noch zu vermelden, dass ich in meiner Außenstelle nie intensiv im täglichen Betrieb mit diesem Programm werde arbeiten müssen, da in der Bibliothek selten archivwürdige Akten anfallen. Da läuft ja schon alles über eine Software. Als zuständige Stadtarchivarin muss ich aber das Prinzip dieses Programms verstehen, da ich auch digital anfallendes Schriftgut des gesamten Amtes verwalten muss und beispielsweise in jedem Jahr entscheiden muss, welche Akten vernichtet werden können, weil die Aufbewahrungsfristen ablaufen. Die Kollegen, die in Teams an einem Vorgang arbeiten oder die haufenweise Amts-Schriftverkehr wie Gebührenbescheide haben, müssen dieses Programm schon beherrschen.

Muss ich meinem Chef etwas schenken wollen?

Es ist schon ein halbes Jahr her, als ich eine Mail der Sekretärin des Bürgermeisters öffnete: „Der Bürgermeister wird 50. Wollen Sie sich am allgemeinen Geschenk beteiligen oder haben Sie ein eigenes Geschenk?“ Nö. Weder noch. Weder will ich mich beteiligen noch will ich ihm selbst etwas schenken. Zumal eine Einladung zu einem Geburtstagsfrühstück bis dahin nicht erfolgt war und später auch nicht erfolgte. Der Bürgermeister ist nämlich ein ziemlicher Geizkragen. Dies zeigt sich sowohl privat (u. a. im nicht erfolgten Geburtstagsfrühstück, aber auch im nicht geschenkten Frauentagsblümchen) und auch dienstlich (wir sind fast alle unterbezahlt – das geht sogar trotz TvöD. Und er hält sich selbst mit Geburtstagsglückwünschen und dergleichen für Kollegen sehr zurück, selbst zu runden Geburtstagen. Selbst ein Lob hört man von ihm fast nie. Auch eine Art von Geiz. Alles ist immer selbstverständlich, sogar die Überstunden. Freundlicher Smalltalk im Vorbeigehen kommt von ihm überhaupt nicht. Der Hauptamtsleiter ist da anders. Begegne ich ihm auf dem Weg zu meinem Postfach im Dauerlauf auf dem Flur, hat er immer einen netten Satz für mich, und wenn es über das Wetter ist.

Es kann durchaus sein, dass diese Mail, die voraussetzt, dass wir alle dem Bürgermeister etwas schenken wollen, ein Fauxpas der neuen Sekretärin war, die die Gepflogenheiten des Hauses noch nicht kannte und vermutlich noch ganz begeistert vom Chef war. Wie ich auch am Anfang.

Aber Zeiten ändern sich. Ich bin nicht die, die zu Kreuze kriecht, ich sage immer ehrlich und sachlich meine konstruktive Meinung. Und damit ecke ich regelmäßig an. Dumm nur, dass der Chef statt sachlich zu reagieren jedes Mal persönlich beleidigt ist und fast in eine Art Verfolgungswahn verfällt. Einmal hat er mir in einer ziemlich bösen Mail Loyalitätsprobleme unterstellt und hat sich auf den Loyalitätsparagraphen berufen, den ich bei der Einstellung angeblich unterschrieben haben soll. Das war, als er der Meinung war, ich hätte den Arbeitskreis Stadtgeschichte gegen ihn aufgehetzt. Aber die waren alle von ganz allein wütend auf ihn und eine seiner Mitarbeiterinnen. Selbst verzapft – da konnte ich wirklich nix für! Vorsichtshalber schaute ich doch mal nach, was ich damals unterschrieben hatte. Aber ich fand nichts zum Thema Loyalität. Im Internet fand ich dann heraus, dass es früher mal tatsächlich einen Loyalitätsparagraphen gegeben hatte, den man bei der Einstellung unterschreiben musste. Heute gibt es das nicht mehr, und auf dem Formular, was ich unterschrieben hatte, bekannte ich mich zur freiheitlich-demokratischen Grundordnung. Und das tue ich noch heute. Würde ich jederzeit wieder unterschreiben!

Dass mein Chef psychisch instabil ist, wissen wir seit langem. So ist der Umgang mit ihm ein ständiger Balanceakt. Jeder Kollege sucht sich den für ihn optimalen Weg. Die meisten halten sich an die Redewendung: „Gehe nicht zu deinem Fürst, wenn du nicht gerufen würst.“ 🙂 Ein sehr guter Rat, dem auch ich folge. Einige, die ihm doch öfter über den Weg laufen müssen, arbeiten erfolgreich mit der Methode „überkorrekt arbeiten, aber sehr distanziert im persönlichen Umgang“ Zumindest die Arbeit dieser Mitarbeiter weiß der Chef zu schätzen. Für sie selbst war diese Methode jedoch offenbar zu anstrengend, oder sie konnten vieles von dem, was der Bürgermeister wollte oder äußerte, nicht mittragen. Jedenfalls sind die meisten dieser netten Kollegen leider gegangen. Was vielleicht auch an der Unterbezahlung lag. Diese Kollegen verhielten sich meist loyal, aber wenn man in einem Vier-Augen-Gespräch genau hinhörte (und als gelernter DDR-Bürger kann ich das noch ganz gut), dann konnte man zwischen den Zeilen doch das eine oder andere kritische Wort heraushören. Einer dieser gegangenen Kollegen zieht heute in seinem Dorf über seinen Ex-Chef ordentlich vom Leder. Dummerweise kenne ich jemanden in diesem Dorf, der mir das dann immer brühwarm weitererzählt, u. a. die völlig unangebrachten Bemerkungen des Bürgermeisters über die Flüchtlinge in unserer Stadt. Peinlich, sowas!

Es gibt auch einige Kollegen, die den Chef total anschleimen. Die eine tat das ziemlich offensiv, wohl in der Hoffnung, Chefsekretärin zu werden. Ich mag diese Kollegin nicht besonders, weil sie, so wie sie nach oben schleimt, versucht, nach unten zu treten. Bei einer Weihnachtsfeier tat sie mir dann aber wieder Leid, denn kaum war sie gegangen, fing der Chef an, unendlich über sie zu lästern. Und Chefsekretärin ist sie schließlich auch nicht geworden. Da hat sich der Chef lieber etwas Junges, Knackiges geholt. Zumal man bei neuen, unverbrauchten Kollegen ja noch Sympathiepunkte sammeln kann. 🙂

Eigentlich gibt es ja einen Personalrat, der dazu da ist, Ungerechtigkeiten zu vermeiden. Ja, eigentlich. Dieser war aber im Laufe der Jahre so inaktiv geworden, dass man glatt die Personalrats-Wiederwahl vergessen hatte und sie erst zwei Jahre später pro Forma nachholte. Und wozu soll ich mich an der Wiederwahl eines Personalrats beteiligen, der nicht einmal selbst dafür sorgen kann, dass er rechtzeitig wiedergewählt wird? Wenn er schon nicht in der Lage ist, sich dafür einzusetzen – wie soll er sich dann für die Rechte der Kollegen einsetzen?

Wie ist nun meine Strategie? Ersten möglichst aus dem Weg gehen. (gehe nicht zum Fürst …) Zweiten habe ich immer ein gutes Gewissen, weil ich fachlich erfolgreich arbeite. Deshalb biete ich keinem Chef eine Angriffsfläche. Und wenn es sich doch nicht vermeiden lässt, ihn zu kontaktieren, dann versuche ich es erst per Mail. In 99% aller Fälle reicht die sachliche Mail aus und erspart die persönliche Begegnung. („Gehe nicht zu deinem Fürst …“) Da ich in einer Außenstelle arbeite, geht das wunderbar. Auf diese Weise habe ich meinen Chef Monate nicht gesehen, das letzte Mal bei einer Arbeitsschutzbelehrung, an der alle teilnehmen mussten. Wenn er eine Anweisung an mich hat, dann tut er das auch in einer Mail, und immer sehr höflich und formvollendet. Neuerdings bedankt er sich auch schon mal für Zuarbeiten. Vielleicht sind Chefs ja doch lernfähig? Zumindest dann, wenn sie auf einmal ohne ihre Führungsebene dastehen, weil Kämmerer, Bauamtsleiter und Ordnungsamtsleiterin gegangen sind.

Ich habe jedenfalls, da ich die freiheitlich-demokratische Grundordnung liebe, mein Recht auf Überprüfung meiner TvöD-Entgeltgruppe geltend gemacht. Ich bin es mir selbst wert! Mit Erfolg!!! Zumindest wurde ein Kompromiss gefunden, der mir etwas mehr Gehalt ermöglicht. Vielleicht könnte ich mir nun zum nächsten runden Geburtstag auch ein Geschenk für den Bürgermeister leisten – wenn er dann noch Bürgermeister sein sollte.

Symposium mit Festbankett – Kleinstadt-Adel bleibt unter sich

Der gestrige Tag war so angefüllt mit schönen, aber auch lustigen Begebenheiten, dass ich heute erst zum Luft holen und Sortieren komme. Ein weniger schönes Erlebnis, das schon etwas skurril, aber symptomatisch für unsere Kleinstadt-Politik ist, möchte ich erzählen.

Nachdem ich den ganzen Vormittag mit einer interessanten Spurensuche für das Stadtarchiv beschäftigt und dabei teilweise in der Stadt unterwegs war, rief mich eine sehr aktive, aber auch äußerst resolute, gerade 80 Jahre alt gewordene Dame aus meinem Arbeitskreis Stadtgeschichte an: „Damit Sie informiert sind: Ich habe die Kulturtante unserer Stadtverwaltung gerade eben zweimal telefonisch zusammen- und wieder auseinandergefaltet.“ Das ist an sich nichts ungewöhnliches, denn erstens faltet diese resolute Dame öfter mal jemanden aus der Stadtverwaltung zusammen- und wieder auseinander, und zweitens ist sie mit der seit einem Jahr bei uns arbeitenden Kulturtante schon öfter aneinander geraten.

Der Grund war ein Zeitungsartikel von gestern, also Donnerstag, der auf ein wissenschaftliches Symposium in unserer Kleinstadt hinwies, welches am Sonntag stattfindet. Der Anlass für dieses Symposium ist die Aufhebung der Leibeigenschaft in unserer Gegend vor 200 Jahren. Die Mitstreiterin aus meinem Arbeitskreis Stadtgeschichte hatte nach der Lektüre des Artikels die Kulturtante angerufen und gefragt, ob das Symposium öffentlich ist (ging aus dem Presseartikel nicht hervor) und ob es einen Zeitplan für die Vorträge gibt, denn sie wollte gern einige Vorträge hören. Die Kulturtante geriet daraufhin ins Stottern. Nein, das Symposium sei nicht öffentlich, denn es ist verbunden mit einem Festbankett für geladene Gäste und die Stadtvertreter, und wenn jetzt noch spontan jemand dazukäme, dann reiche das Essen nicht. Daraufhin kam dann das „Zusammenfalten“ mit ungefähr folgendem Inhalt: „Wir haben in unserer Kleinstadt einen aktiven Arbeitskreis Stadtgeschichte mit 6 Bürgern, die immer dann springen, wenn die Stadtverwaltung pfeift, thematische Stadtrundgänge durchführen, das Stadtjubiläum durch mehrere Publikationen begleitet haben und immer mal wieder die Ergebnisse ihrer Forschungen in der Öffentlichkeit und in der Presse präsentieren. Wäre es da nicht angebracht, die sechs aktiven Bürger zu so einem wissenschaftlichen Symposium, welches sich mit Geschichte beschäftigt, auch einzuladen? Im übrigen interessiert mich das Festessen nicht, denn ich will einfach nur die Vorträge hören!“

Die resolute Frau hat absolut Recht. So etwas darf in einer demokratischen Gesellschaft nicht passieren. Wir sollten in unserer Kleinstadt froh sein über jeden ehrenamtlich Tätigen, und diese fleißigen Bürger nicht brüskieren, sondern hofieren. Und zwar mehr hofieren als den zu solchen Gelegenheiten stets geladenen Kleinstadt-Adel.

Die Vorbereitungen zu diesem als Symposium getarnten Festbankett verliefen still und heimlich. Es gab im Frühjahr mal einen Artikel über geplante Aktivitäten zum Jubiläum der Aufhebung der Leibeigenschaft. Im Sommer gab es ein Sommerfest für alle Einwohner und Kinder mit lockerem Bezug zu diesem Jubiläum. Und ein Mitstreiter unseres Arbeitskreises Stadtgeschichte, der auch Funker ist, hatte ein besonderes Funk-Ereignis mit spezieller Funkverbindung und QSL-Karte organisiert. (Dazu war er gut genug, aber als Gast beim Festbankett war auch er offensichtlich nicht erwünscht.) Langfristig hatte ich im Hinterkopf, dass es ein wissenschaftliches Symposium geben sollte, aber irgendwie hatte ich von diesem Symposium nie wieder etwas gehört. Meist gibt es ja vorher Plakate, Pressemeldungen, Internet-Werbung auf der Homepage, vorbereitende Zusammenkünfte im Amt oder interne Rundmails der Stadtverwaltung und persönliche Einladungen (wäre für mich als Stadtarchivarin ja auch angebracht gewesen)- aber diesmal ruhte still der See, so dass ich es angesichts meiner vielseitigen sonstigen Arbeit irgendwie völlig vergessen hatte, dass überhaupt ein Symposium stattfinden sollte.

Es war schon Nachmittag, als ich einen sehr unauffälligen weißen Zettel las, den mir eine Mitarbeiterin der Stadtverwaltung auf der Straße eilig zugesteckt hatte, als ich gerade in Sachen Stadtgeschichte unterwegs war. Den Zettel sollte ich öffentlich aushängen. Siehe da, auf dem eilig geschriebenen Zettel war der Ablaufplan des Symposiums, jedoch wieder ohne Zeiten für die einzelnen Vorträge, mit dem Hinweis, dass die Veranstaltung öffentlich ist. Sonst gib es immer zwei bis drei Wochen vor so einem Event große Plakate mit (seit die neue Kulturtante am Ruder ist) knalligen Farben. Als ich im Internet auf der Unterseite „Veranstaltungen“ unserer Kleinstadt nachschaute, fand ich auch einen zeitlich nicht genau definierten Ablaufplan mit dem Hinweis, die Veranstaltung sei öffentlich. Das Wort „öffentlich“ schien hier nachträglich schnell eingefügt worden zu sein, denn es fehlten Leerzeichen. Allerdings sind wichtige Veranstaltungen unserer Kleinstadt sonst immer schon auf der Startseite unserer Homepage zu finden, deshalb schaut eigentlich kaum jemand unter der Rubrik „Veranstaltungen“ nach. Und was nützt es, Veranstaltungen – ob kurz- oder langfristig – als öffentlich zu deklarieren, wenn man sie nicht ausreichend vorher öffentlich bewirbt?

Fazit meiner resoluten Dame: „Die sollen ihr elitäres Festbankett mal schön allein essen. Ich bin nicht interessiert, die Aufhebung der Leibeigenschaft zu feiern, denn schließlich hat dieselbe adlige Familie, die die Leibeigenschaft in unserer Gegend aufgehoben hat, diese Menschen verachtenden Verhältnisse ja auch irgendwann eingeführt! Und wenn noch einmal jemand fragt, ob ich in stadtgeschichtlicher Mission tätig werde – springe ich nicht! Denn ich bin ja frei und nicht leibeigen.“ Ein anderer ehrenamtlicher Mitstreiter aus dem Arbeitskreis, der mich an diesem Tag auf stadtgeschichtlicher Spurensuche begleitete und deshalb das Geschehen live miterlebte, sagte spontan zu mir: „Hattest du nicht vor, dich woanders zu bewerben! Tu das! Wenn das hier so weiter geht, wirst du nicht glücklich sein!“ Recht hat er eigentlich. Ohne Ehrenamt geht es nicht, und wie soll ich weiterhin Ehrenamtliche werben, wenn die Stadtverwaltung diese Menschen so brüskiert?

Und wenn ich jetzt noch einmal den Text überfliege und über diese Geschichte nachdenke, hoffe ich nur, dass für diese elitäre Sause keine Fördermittel aus öffentlicher Hand geflossen sind!

Dem Zahlungsgrund auf den Grund gehen – wenn der Amtsschimmel wiehert

In diesen Tagen bin ich unversehens in eine Auseinandersetzung mit dem wiehernden Amtsschimmel geschlittert, so heftig, wie ich sie lange nicht hatte.

Alle Geschäftsvorgänge der Bibliothek werden über die Stadtverwaltung abgewickelt, an deren Vorgaben man sich halten muss. Das ging im Laufe der Jahre immer besser. In den ersten Jahren waren die Kämmereibeamten so schnippisch und kleinkariert fordernd, dass ich schon auf dem Weg in die Stadtverwaltung Angstgefühle entwickelte. Mit den Jahren wurde ich sicherer und mit dem neuen, jungen Kämmerer war auch das Arbeitsumfeld so entspannt geworden, dass man sachlich und konstruktiv seine Angelegenheiten klären konnte.

Nun ist dort seit einigen Jahren eine junge, dynamische und voll engagierte Verwaltungsbeamtin tätig, die den Kämmerer als rechte Hand unterstützt. Sie hat es sich neuerdings auf die Fahnen geschrieben, uns alle zu erziehen und jegliche, auch allerkleinste Fehler auszumerzen. Fehler passieren mir leider immer mal, denn erstens bin ich keine Maschine und zweitens habe ich einfach zu viel um die Ohren und jegliche Finanzgeschäfte laufen absolut nebenbei. Nötige Formulare und Abrechnungen werden allzu oft sogar während des laufenden Kundenverkehrs erstellt, weil es zeitlich nicht anders geht. Dennoch bemühe ich mich wirklich, gerade wenn die Kämmerei etwas braucht, das schnell und gut zu erledigen.

Es begann damit, dass ich eine Anordnung aus Versehen in das falsche Dienstfach der Stadtverwaltung gelegt hatte. Anordnungen – dass sind sowas wie Überweisungen. Die Stadtkasse wird angewiesen, den jeweils fälligen Betrag an die jeweils richtige Stelle zu überweisen. Dafür gibt es ein Excel-Formular und jede Menge Vorschriften.

Nachdem meine Anordnung nun im falschen Fach gelandet war, erhielt ich eine Mail von der zuständigen jungen, dynamischen Verwaltungsbeamtin, die mich auf diesen Fehler hinwies. Und überhaupt sollte ich doch bitte darauf achten, immer den richtigen Zahlungsgrund anzugeben. Der wäre bei mir immer nicht korrekt. Beispielsweise einfach nur „Rechnung vom…“ und „Rechnungsnummer…“ zu schreiben, wäre falsch. Sie bräuchte den konkreten Zweck, z. B. „Telefongebühren“. Diese Mail ging an mich, mit Kopie an den Kämmerer und an den Hauptamtsleiter. Ich war irritiert. Und ich war sauer, weil sie wegen eines kleinen Fehlers mit Kanonen auf Spatzen schoss. Wieso soll ich denn überhaupt als Zahlungsgrund „Medienbeschaffung“ auf die Anordnung schreiben, wenn die ganze Haushaltsstelle, oder, wie es jetzt gemäß Doppik heißt, das ganze Produktkonto, eigens für nichts anderes als Medienbeschaffung eingerichtet wurde? Erklärt sich dann nicht der Zahlungsgrund von selbst? Diese Frage mailte ich an die junge, dynamische Verwaltungsbeamtin zurück, selbstverständlich auch mit Kopie an den Kämmerer und an den Hauptamtsleiter. Gleichzeitig fragte ich freundlich an, ob es denn genauere Richtlinien für die Angabe eines Zahlungsgrunds gebe, z. B. für Sammelanordnungen, die nur einmal jährlich geschrieben werden, für monatlich wiederkehrende Beträge, oder was ich angeben muss bei Einnahmen. Bisher hatte ich bei Einnahmen den Zahlungsgrund immer sehr ausführlich angegeben, z. B. bei den Benutzungsgebühren aufgeschlüsselt, wie viele Jahreskarten oder Familienkarten verkauft worden sind. Daraufhin erhielt ich von der jungen, dynamischen Verwaltungsbeamtin eine Mail mit der gültigen Dienstvorschrift (die ich natürlich schon kannte) und den Mustern für die gültigen Anordnungs-Formulare (die ich auch schon kannte) mit der Anmerkung, dort würde ich alles finden, was ich wissen muss. Auch diese Mail hatte sie wieder in Kopie an den Kämmerer und an den Hauptamtsleiter geschickt

Nun ging der Spaß erst richtig los. Ich studierte die 55seitige Dienstanweisung, die die gesamten Kassengeschäfte der Stadtverwaltung regelt, wirklich noch einmal von vorn bis hinten, und das abends, nach Feierabend, weil ich dazu im Alltagsbetrieb wirklich keinen Nerv habe. Auffrischen kann man ja sein Wissen um das gesamte Kassenwesen immer, und vielleicht habe ich ja noch mehr übersehen in der Vergangenheit. Mit dem Ergebnis, dass ich einen einzigen Satz zu diesem Thema fand: „Es ist ein Zahlungsgrund (Verwendungszweck) anzugeben.“ Mehr nicht. Nichts darüber, was ein Zahlungsgrund ist, was er beinhalten soll. Die beiden angehängten Musterformulare zeigten: „Zahlungsgrund“ und dahinter ein leeres Feld. Nun war ich also noch nicht schlauer geworden, hatte aber schon einiges an Zeit und Energie in diese „Grund“-sätzliche Sache investiert. Also mailte ich an die junge, dynamische Verwaltungsbeamte zurück, dass sich hier irgendwie der Hund in den Schwanz beißt, wenn auf eine Dienstanweisung verwiesen wird, in der zu diesem speziellen Problem nichts steht. Ich benannte einige konkrete Fälle aus meiner Arbeit beispielhaft und fragte nett an, wie denn in diesen speziellen Fällen zu verfahren sei. Auch diese Mail ging natürlich wieder an den Kämmerer und an den Hauptamtsleiter in Kopie. Manchmal kann man ein starres System oder starre Denkweisen nur knacken, indem man sie karikiert und auf die Spitze treibt. 🙂

Die Antwort kam dieses Mal – vom Kämmerer. Er bat um Verständnis dafür, dass die junge, dynamische Verwaltungsbeamtin mit mir nicht alle wahrscheinlichen Varianten eines Zahlungsgrundes durchgehen könne, da es derer zu viele gebe. Da lag ich dann johlend unter der Bibliothekstheke und mein Bufdi musste erstmal seelischen Beistand leisten und hörte sich die ganze Story kopfschüttelnd an. (Danke, Günter!). Ich antwortete dem Kämmerer mit dem Vorschlag, dass ich den Zahlungsgrund in den jeweils fälligen Anordnungen auch weiterhin nach bestem Wissen und Gewissen angeben werde. Sollte die junge, dynamische Verwaltungsbeamtin mit meinen jeweiligen Zahlungsgründen ein Problem haben, dann möge sie mich doch bitte in jedem Einzelfall kontaktieren, dann würde ich meine Vorlagen für die jeweilige Anordnung ändern. Der Kämmerer antwortete sehr freundlich, dass an dieser Vorgehensweise absolut nichts auszusetzen wäre. Der Hauptamtsleiter hielt sich übrigens die ganze Zeit mit jeglichem Kommentar zurück. Ich nehme an, auch er lag inzwischen lachend unter dem Schreibtisch.

Damit kein falscher Eindruck entsteht: Ich habe im allgemeinen großes Verständnis für die Kollegen in der Kämmerei und weiß, dass sie auch nur ihren Job gut machen wollen. Sie haben in den letzten Jahren bei der Umstellung auf die doppische Haushaltsführung bis an die Schmerzgrenze der Belastbarkeit gearbeitet und sind selbst sehr unter Druck. Dennoch: Ein wenig mehr Verständnis für andere Verwaltungsbereiche wäre wirklich manchmal angebracht. Ein wenig mehr Augenzwinkern 😉 und Fingerspitzengefühl auch. Und ganz wichtig: Wenn ich gute und fehlerfreie Ergebnisse haben möchte, dann muss ich auch die richtigen Vorgaben dafür liefern können. Und bei seltenen kleinen Fehlern reicht auch ein kurzer Anruf und die Sache kann korrigiert werden, oder? Wir sitzen doch letztendlich alle im selben Boot und sind aufeinander angewiesen. Viel Druck ist zwar gut für eine Herzdruckmassage, aber niemals gut für das Arbeitsklima.

Genau drei Jahre später:

Den Zahlungsgrund gibt es nicht mehr! Er wurde mit Einführung einer neuen Verfahrensweise so ganz nebenbei von der neuen, sehr netten Kämmerin abgeschafft! „Die Angaben auf den Anordnungen entsprachen nicht den Mindestanforderungen der doppischen Haushaltsführung.“  🙂

Öffentlichr Dienst – Dienen für den Bürger?

Gerade sind wieder Tarifverhandlungen für den Öffentlichen Dienst im Gange. Und ich hatte ja in meinem vorletzten Blog angedeutet, dass da noch eine andere Geschichte darauf wartet, ein anderes Mal erzählt zu werden. Diese Geschichte will aber gut durchdacht sein, bevor ich sie erzähle, denn schließlich arbeite ich als Bibliothekarin ja selbst im Öffentlichen Dienst 🙂 Außerdem respektiere und ehre ich grundsätzlich den Lebens- und Erfahrungsweg jedes Menschen, deshalb möchte ich keinen verletzen..

Heute möchte ich nur mal einige Denkanstöße in die Runde geben.

Denkt mal über folgende Dinge nach, immer mit dem Hintergrund, dass die Arbeit der Behörden von Steuern, Gebühren und von der Verwaltung und Bewirtschaftung  öffentlichen Eigentums finanziert wird.:

Wie gut seid ihr über die aktuellen Entwicklungen in euer Gemeinde / Stadt / eurem Landkreis / eurem Bundesland wirklich informiert?

Welche Befugnisse haben die Stadtvertreter / Kreistags- und Landtagsabgeordneten wirklich? Dürfen sie Wesentliches entscheiden oder werden ihnen von den jeweiligen Verwaltungen nur „Entscheidungs-Bröckchen“ hingeworfen, um sie bei Laune zu halten?

Sind die Mitarbeiter / Mitarbeiterinnen in den kommunalen- und Landesverwaltungen engagiert im Dienste am Bürger oder demonstrieren sie ihre Macht gegenüber dem Bürger?

Sind die Bürgermeister / die Bürgermeisterinnen wirklich die Meister im Dienste am Bürger oder sind sie, je länger sie im Amt sind, desto mehr zu mittelalterlichen Despoten mutiert?

Von Kommunen wird seit einigen Jahren erwartet, dass sie genauso arbeiten, wie Wirtschaftsunternehmen (bei der Verwaltung der kommunalen Finanzen). Während Wirtschaftsunternehmen strenge Maßstäbe für die Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter setzen können, werden in den Kommunen und Verwaltungen unkündbare, aber unfähige Mitarbeiter über Jahrzehnte bis zur Rente mit „verköstigt“. Die einzige Möglichkeit, die Kommunen hier haben, ist, diese Mitarbeiter in nachfolgende Einrichtungen (Bibliotheken, Archive, Museen) abzuschieben oder vielleicht noch als Politessen rumlaufen zu lassen. Aber wir Bibliotheken, Museologen und Archivare brauchen in unserem speziellen Fachgebiet auch kompetente, gut ausgebildete Kollegen.

Ist dieses ganze System des Öffentlichen Dienstes noch für unsere Zeit so passend oder sollte es nicht auch modernisiert werden?

Natürlich gibt es ganz, ganz viele engagierte und sehr hilfsbereite öffentliche Bedienstete. Ich kenne auch in meinem Amt ganz viele, äußerst engagierte Kolleginnen/Kollegen, denen immer mehr auf den Schreibtisch gepackt wird, eben weil sie so gut sind. 🙂 Aber es gibt auch schwarze Schafe, und wenn beispielsweise in einer kleinen Behörde mit 20 Mitarbeitern nur drei schwarze Schafe jahrzehntelang gut leben und miserable Arbeit leisten, dann reißt das die anderen Kolleginnen/Kollegen schon mächtig rein.

Von meinen persönlichen Erfahrungen nur soviel: Zwei Mitarbeiter/innen von Behörden habe ich erlebt, die regelmäßig in der Arbeitszeit Mittagsschlaf halten konnten bzw. können. Und zwei Bürgermeister mit einem Hang zum Despotismus kenne ich in meinem regionalen Umfeld. Eine unfähige, zweimal vergeblich gekündigte Kollegin wurde in meine Einrichtung abgeschoben. Ich konnte mich aber stark machen und habe sie erfolgreich „weitergeschoben“. 🙂 In einer Bibliothek in meinem regionalen Umfeld arbeitet überhaupt kein studierter Bibliothekar mehr, was sich, zusätzlich zum hohen Krankenstand, auf die Qualität der Arbeit deutlich auswirkt. Die Mitarbeiter einer Kulturabteilung eines (nicht meines) Amtes traf ich regelmäßig fröhlich plaudernd beim gemeinsamen Kaffeetrinken an. Da ich immer erst nach meinem Feierabend, also zur Kaffezeit, dort erschien, schaute ich darüber hinweg, bis – ein Mitarbeiter eines Museums, der meistens vormittags dort zu tun hatte, erzählte, dass er die Damen auch früh schon regelmäßig beim Kaffeetrinken stört.

Nun habe ich doch etwas aus dem Nähkästchen geplaudert.

Mein Grundprinzip bei meiner Arbeit ist: Jeder Mensch ist gleich, und für die Menschen mache ich meinen Job. Nur, weil ich hinter einem Tresen sitze, habe ich noch lange nicht die Macht über Andere. Ich kann zwar nicht alle Wünsche erfüllen, aber auch Bibliotheksarbeit ist Dienen, und jeder Leser einer Bibliothek will ernst genommen werden, egal, was er für einen Schrott lesen möchte. Für jeden Geschmack und für jedes Bedürfnis gibt es Bücher, die die Menschen auf dem Level erreichen, auf dem sie gerade sind, und das ist auch okay so.